Dokonanie czynności notarialnych winno być poprzedzone dostarczeniem do Kancelarii określonych dokumentów. Rodzaj niezbędnych dokumentów zależy od charakteru, a niekiedy szczególnych okoliczności dokonywanej czynności notarialnej.
W celu przyśpieszenia procedury przygotowania aktu notarialnego poniżej przedstawiamy listę podstawowych dokumentów potrzebnych do sporządzenia konkretnej czynności notarialnej. Po analizie dokumentów może zaistnieć potrzeba przedstawienia dodatkowych, niewymienionych poniżej dokumentów, o czym poinformuje Notariusz.
Dokumenty należy dostarczyć przed ustalonym terminem spotkania - pozwoli to notariuszowi prawidłowo przygotować się do przeprowadzenia czynności. Na etapie przygotowywania projektu czynności notarialnej wystarczy dostarczyć kopie dokumentów (osobiście lub e-mailowo), zaś na samą czynność należy zabrać ze sobą oryginały dokumentów.
Zachęcamy do kontaktu (osobiście, telefonicznie lub e-mailowo) z Kancelarią celem doprecyzowania szczegółów transakcji i uzgodnienia, jakie dokumenty będą potrzebne do przeprowadzenia konkretnej czynności notarialnej.
1. Numer księgi wieczystej.
2. Podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia).
3. Zaświadczenie o uregulowanym podatku od:
- spadku lub
- zasiedzenia lub
- darowizny (tylko w przypadku darowizny dokonanej po dniu 1 stycznia 2007 r.) lub
- nieodpłatnego zniesienia współwłasności (tylko w przypadku zniesienia współwłasności dokonanego po dniu 1 stycznia 2007 r.).
4. Wypis z rejestru gruntów.
5. Wyrys z mapy ewidencyjnej (jeżeli zakładana będzie nowa księga wieczysta lub odłączana będzie jedna działka z księgi wieczystej, w której jest więcej działek lub powierzchnia działki ujawniona w księdze wieczystej różni się od powierzchni widniejącej w ewidencji gruntów).
6. Wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o jego braku.
7. Zaświadczenie o tym, że nieruchomość nie znajduje się na terenie objętym obszarem rewitalizacji.
8. Zaświadczenie o tym, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją starosty wydaną na podstawie inwentaryzacji stanu lasów.
9. Decyzja o warunkach zabudowy (jeżeli została wydana).
10. Zaświadczenie, że w budynku nie jest nikt zameldowany (jeżeli nieruchomość jest zabudowana budynkiem mieszkalnym).
11. Wypis z kartoteki budynków (jeżeli nieruchomość jest zabudowana budynkiem mieszkalnym).
12. Świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynku (jeżeli zostało sporządzone).
13. Przy podziale nieruchomości: mapa z projektem podziału nieruchomości wraz z ostateczną decyzją zatwierdzającą podział oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla wszystkich działek powstałych w wyniku podziału.
1. Numer księgi wieczystej.
2. Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego stron, potwierdzające pokrewieństwo bądź powinowactwo (np. odpis skrócony aktu małżeństwa lub urodzenia strony obdarowanej).
3. Podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia).
4. Zaświadczenie o uregulowanym podatku od:
– spadku lub
– zasiedzenia lub
– darowizny (tylko w przypadku darowizny dokonanej po dniu 1 stycznia 2007 r.) lub
– nieodpłatnego zniesienia współwłasności (tylko w przypadku zniesienia współwłasności dokonanego po dniu 1 stycznia 2007 r.).
5. Wypis z rejestru gruntów.
6. Wyrys z mapy ewidencyjnej (jeżeli zakładana będzie nowa księga wieczysta lub odłączana będzie jedna działka z księgi wieczystej, w której jest więcej działek lub powierzchnia działki ujawniona w księdze wieczystej różni się od powierzchni widniejącej w ewidencji gruntów).
7. Wypis z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego albo zaświadczenie o jego braku.
8. Decyzja o warunkach zabudowy (jeżeli została wydana).
9. Wypis z kartoteki budynków (jeżeli nieruchomość jest zabudowana budynkiem mieszkalnym).
10. Świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynku (jeżeli zostało sporządzone).
11. Przy podziale nieruchomości: mapa z projektem podziału nieruchomości wraz z ostateczną decyzją zatwierdzającą podział oraz wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej dla wszystkich działek powstałych w wyniku podziału.
1. Numer księgi wieczystej.
2. Podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia).
3. Zaświadczenie o uregulowanym podatku od:
– spadku lub
– zasiedzenia lub
– darowizny (tylko w przypadku darowizny dokonanej po dniu 1 stycznia 2007 r.) lub
– nieodpłatnego zniesienia współwłasności (tylko w przypadku zniesienia współwłasności dokonanego po dniu 1 stycznia 2007 r.).
4. Zaświadczenie o tym, że lokal nie znajduje się na terenie objętym obszarem rewitalizacji.
5. Zaświadczenie, że w lokalu nie jest nikt zameldowany.
6. Zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.
7. Świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu (jeżeli zostało sporządzone).
1. Numer księgi wieczystej.
2. Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego stron, potwierdzające pokrewieństwo bądź powinowactwo (np. odpis skrócony aktu małżeństwa lub urodzenia strony obdarowanej).
3. Podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia).
4. Zaświadczenie o uregulowanym podatku od:
– spadku lub
– zasiedzenia lub
– darowizny (tylko w przypadku darowizny dokonanej po dniu 1 stycznia 2007 r.) lub
– nieodpłatnego zniesienia współwłasności (tylko w przypadku zniesienia współwłasności dokonanego po dniu 1 stycznia 2007 r.).
5. Świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu (jeżeli zostało sporządzone).
1. Numer księgi wieczystej.
2. Podstawa nabycia (np. przydział lokalu, wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia).
3. Zaświadczenie o uregulowanym podatku od:
– spadku lub
– zasiedzenia lub
– darowizny (tylko w przypadku darowizny dokonanej po dniu 1 stycznia 2007 r.) lub
– nieodpłatnego zniesienia współwłasności (tylko w przypadku zniesienia współwłasności dokonanego po dniu 1 stycznia 2007 r.).
4. Zaświadczenie ze Spółdzielni przeznaczone dla notariusza, z którego wynikać będzie, że zbywcy przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu wraz z adnotacją o uregulowanym stanie prawnym gruntu, na którym posadowiony jest budynek.
5. Zaświadczenie, że w lokalu nie jest nikt zameldowany.
6. Zaświadczenie, że nie ma zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych.
7. Świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu (jeżeli zostało sporządzone).
8. Jeżeli w akcie notarialnym ma być zawarty wniosek o założenie księgi wieczystej zaświadczenie ze Spółdzielni przeznaczone dla sądu wieczystoksięgowego oraz wypis z rejestru gruntów dla nieruchomości, na której posadowiony jest budynek.
1. Numer księgi wieczystej.
2. Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego stron, potwierdzające pokrewieństwo bądź powinowactwo (np. odpis skrócony aktu małżeństwa lub urodzenia strony obdarowanej).
3. Podstawa nabycia (np. przydział lokalu, wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia).
4. Zaświadczenie o uregulowanym podatku od:
– spadku lub
– zasiedzenia lub
– darowizny (tylko w przypadku darowizny dokonanej po dniu 1 stycznia 2007 r.) lub
– nieodpłatnego zniesienia współwłasności (tylko w przypadku zniesienia współwłasności dokonanego po dniu 1 stycznia 2007 r.).
5. Zaświadczenie ze Spółdzielni przeznaczone dla notariusza, z którego wynikać będzie, że zbywcy przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu z adnotacją o uregulowanym stanie prawnym gruntu, na którym posadowiony jest budynek.
6. Świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu (jeżeli zostało sporządzone).
7. Jeżeli w akcie notarialnym ma być zawarty wniosek o założenie księgi wieczystej zaświadczenie ze Spółdzielni przeznaczone dla sądu wieczystoksięgowego oraz wypis z rejestru gruntów dla nieruchomości, na której posadowiony jest budynek.
Odpis skrócony aktu małżeństwa, a w przypadku umów zawieranych przed zawarciem związku małżeńskiego wskazanie planowanej daty zawarcia związku.
1. Dane pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców oraz numer PESEL).
2. Numer księgi wieczystej nieruchomości lub spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, w przypadku gdy mają one być przedmiotem pełnomocnictwa.
3. Określenie zakresu umocowania (np. do zbycia lub nabycia przedmiotu pełnomocnictwa).
Dane spadkobiercy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data oraz miejsce urodzenia).
1. Dane spadkobiercy (imiona, nazwisko, imiona rodziców, data oraz miejsce urodzenia).
2. Dane przedmiotu zapisu (np. jeżeli przedmiotem zapisu ma być nieruchomość lub spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu:
– numer księgi wieczystej,
– podstawa nabycia (np. przydział lokalu, wypis aktu notarialnego obejmującego umowę sprzedaży, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia),
– zaświadczenie ze Spółdzielni, z którego wynikać będzie, że testatorowi przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu).
1. Odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy (w sytuacji przyjmowania oświadczeń o przyjęciu spadku należy przedłożyć 2 egzemplarze odpisu skróconego aktu zgonu).
2. Odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców, a w przypadku osób, które zawarły związek małżeński i zmieniły nazwisko skrócony odpis aktu małżeństwa (nie jest wówczas wymagane przedłożenie odpisu skróconego aktu urodzenia).
3. Odpisy skrócone aktów urodzenia oraz aktów zgonu spadkobierców, którzy zmarli przed spadkodawcą.
4. Wszystkie testamenty spadkodawcy, w tym odwołane i zmienione (jeżeli zostały sporządzone).
5. Zaświadczenie o numerze PESEL osoby zmarłej do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia.
6. Numer księgi wieczystej (jeżeli spadkodawca był w chwili śmierci właścicielem nieruchomości).
1. Odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy.
2. Dane spadkobierców, którzy złożyli oświadczenie o odrzuceniu spadku.
3. Dane pozostałych spadkobierców (imiona, nazwiska oraz adresy zamieszkania).
Podpisana umowa najmu okazjonalnego wraz z dwoma obligatoryjnymi załącznikami, tj.:
– oświadczenie o wskazaniu przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkiwać w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu oraz
– oświadczenie właściciela powyższego lokalu o wyrażeniu zgody na zamieszkanie najemcy w lokalu w przypadku wykonania egzekucji obowiązku opróżnienia lokalu.
Założenie spółki
1. Dane wspólników.
2. Określenie formy prawnej (np. spółka jawna, partnerska, komandytowa, z ograniczoną odpowiedzialnością).
3. Istotne postanowienia umowy spółki, tj.:
– firma i siedziba spółki,
– przedmiot działalności spółki (PKD),
– wysokość kapitału zakładowego,
– liczba i wartość nominalna udziałów objętych przez poszczególnych wspólników,
– czas trwania spółki, jeżeli jest oznaczony.
Protokół nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników
1. Tekst jednolity umowy spółki.
2. Projekty uchwał.
3. Lista wspólników.
4. Zgoda na odbycie zgromadzenia poza siedzibą spółki.
Zbycie udziałów
1. Umowa zbycia udziałów.
2. Tekst jednolity umowy spółki.
3. Zgoda zarządu na zbycie udziałów (jeżeli jest wymagana).
4. Oświadczenie wspólnika o nieskorzystaniu z przysługującego prawa pierwszeństwa w nabyciu udziałów zbywanych przez innego wspólnika (jeżeli jest wymagane).